Dokumente aus E-Mail oder Dokumente vom Desktop in Vertec speichern

  • Sehr geehrtes Vertec Team,

    Warum erscheint nicht die gleiche Vertec Maske, wenn man ein Dokument aus einer E-Mail oder ein Dokument vom Desktop ins Vertec speichern will, siehe Abbildungen unten.

    Es ist nicht praktisch, dass wir bei der Abspeicherung eines Dokuments aus einer E-Mail nicht die Möglichkeit für den "Dokumenten-Name" haben.

    Beste Grüsse

    Esther Sobernheim


    Dokument aus E-Mail in Vertec speichern:

    Lediglich die Maske für Titel (Aktivitäten) erscheint aber KEINE Maske für Dokumentname:


    Dokument vom Desktop in Vertec speichern:

    Die Maske für Titel (Aktivitäten) sowohl auch die Maske für Dokumentname erscheint:

    • Offizieller Beitrag

    Derzeit werden die Mails immer in der Vertec-Datenbank abgespeichert und es bestehen derzeit keine Pläne, dies zu ändern. Aber selbstverständlich können Sie auf den gespeicherten Inhalt zugreifen und so sollte beispielsweise mit einem Eventscript gut machbar sein, die Email zusätzlich noch an anderen Stellen zu speichern. Ausgehend von einer Aktivität können Sie per OCL auf den Emailcontent zugreifen mit documentdata.data.

  • Sehr geehrter Herr Häusler

    Ich war auf den ersten Blick begeistert von der Outlook App! Leider hat sich die Begeisterung schnell gelegt, als ich bemerkt habe, dass nur das Speichern in der Datenbank möglich ist. Wir bevorzugen eine Speicherung in einem Fileserver wie bisher, andere werden Dokumentenmanagementsystem bevorzugen, in beiden Fällen scheint mir der Umweg über Eventscripts ein komplizierter und nicht sehr kundenfreundlicher Weg. Ich möchte Sie daher bitten, die internen Pläne nochmals zu überdenken und die Wahl dem Kunden überlassen, ob die Mails in der Datenbank oder auf einer anderen Ablage gespeichert werden sollen. Ich bin überzeugt, dass dies dem Bedürfnis vieler Kunden entgegenkäme.

    Beste Grüsse Daniel Aegerter

    • Offizieller Beitrag

    Besten Dank für das Feedback Herr Aegerter. Wir planen da im Moment keine Änderungen, weil die Speicherung in Vertec (die wir ja auf 6.7 auch für normale Dokumente eingeführt haben) viele Vorteile bringt:

    • Man hat direkt Zugriff aus Vertec, inkl. Vorschau.
    • Die Dokumente sind cloudfähig auch in der Web App verfügbar, und wir sind aktuell dran dies auch in der Phone App nachzurüsten.
    • Die Dokumente können durch Vertec durchsucht werden. Aktuell sind wir an der Integration einer Volltextsuche dran, siehe Roadmap.

    Das ist aber einfach das Standard-Verhalten von Vertec, welches für sehr viele Kunden (und für alle Cloud Abo Kunden, wo wir viel Nachfrage haben) passen dürfte. Durch die Customizing Möglichkeiten können Kunden das aber auch anders nutzen, z.B. die E-Mails auch noch auf dem Filesystem speichern.

    Das braucht auch nicht viel Code. Probieren Sie z.B. mal dieses Python Skript aus, ausgeführt wenn eine Aktivität mit E-Mail geöffnet ist (Python Console mit F3 öffnen). Es zeigt, wie man via Skript auf die "Speichern" Funktionalität rankommt. Hat die Vertec Session Rechte auf dem Filesystem, kann der Inhalt von message natürlich direkt in die Datei geschrieben werden.

    Code
    vtcapp.sendfile(argobject.content, "message.eml", showsavedialog=True)
  • Sehr geehrter Herr Pietra

    besten Dank für die Antwort und den Lösungsvorschlag. Der Nutzen leuchtet auf der einen Seite ein, auf der anderen Seite ist bei On-Premise Applikationen mit vielen Nutzern und grossen Anhängen langfristig die Grösse der Datenbank und die dafür erforderliche Server-Infrastruktur zu beachten. Falls man sich gegen eine derartige Aufblähung der Datenbank entscheiden würden, könnte man ggf. auch den Inhalt von Vertec wie oben beschrieben auf das Filesystem schreiben und das Mail in Vertec danach löschen?

    Freundliche Grüsse Daniel Aegerter

    • Offizieller Beitrag

    ...es gibt immer noch das Vertec Cloud Abo ;)

    Disk Space kostet wenig und die Dateien brauchen ja auch Platz wenn sie auf dem Filesystem liegen - eigentlich genau gleich viel, der Overhead für die Speicherung in einer Datenbank sind sehr gering. Auch performancemässig gibt es keine Nachteile weil die Speicherung nicht auf der Aktivität selber erfolgt, sondern in einer separaten Tabelle, auf die nur zugegriffen wird, wenn das Dokument dargestellt werden soll.

    Sie könnten aber natürlich auch machen, was Sie vorschlagen: also die E-Mail auf dem Filesystem speichern, dann entweder die Aktivität löschen in Vertec oder (vermutlich besser) einfach den E-Mail Inhalt. Denn so "weiss" die Outlook App nach wie vor, dass die Mail schon gespeichert wurde.

  • Disk Space Kosten sind nicht das Problem bei der Speicherung der Emails in der DB. Migrationen werden es aber wenn die DB eine Grösse von mehreren GB hat. Einerseits dauern die Backups entsprechend länger (ja, man muss dabei nicht zusehen, trotzdem ist schneller in diesem Fall auch besser) und zweitens wird bei Migrationen temporär mind. der doppelte Diskspace benötigt, so dass die entsprechenden Ressourcen bereitgestellt werden müssen. Es wäre also aus meiner Sicht schon sinnvoll, die Datenmenge reduzieren zu können. Allenfalls wäre eine separate DB für die Messages denkbar, welche dann bei einer Migration nicht betroffen wäre.

    im täglichen Handling vermisse ich die Fileablage aber überhaupt nicht und finde den Ansatz mit DB gut gewählt.