Feature request: Manuelle Änderung von Speicherpfad für Add-Ins

1. offizieller Beitrag

    Hallo,


    mittels des Karteikartensymbols (oder auch des -> Icons) kann ich in das Projektverzeichnis springen, egal, ob dieses auf einem normalen Laufwerk liegt oder auf Sharepoint.


    Sofern ich mit normalen Laufwerken arbeite, kann ich beim Verknüpfen eines Dokuments mittels der Add-Ins (Outlook/Word/Excel/Shell) beim Abspeichern auch manuell ändern, wo das Dokument dann physisch liegen soll.


    Wenn die Dokumentenablage jedoch auf einem Sharepoint liegt ist dies nicht mehr möglich. Der Klick auf die "..." neben dem Dokumentenpfad bei der Benutzung eines beliebigen Add-Ins führt leider immer auf den lokalen Desktop. Ein Workaround ist hier aktuell nur mittels Aktivitätstypen den Speicherpfad automatisiert zu ändern. Das klappt jedoch nur bedingt und erfodert viel Logik in der Berechnung des Dokumentenpfades auf Aktivitäten.


    Es wäre hilfreich, wenn man auch hier den Speicherpfad manuell anpassen könnte.

    • Offizieller Beitrag

    Sie verwenden da vor allem das Explorer Addin nehme ich an? Zusammen mit der Cloud App?


    Diese Addins sind etwas aus der Zeit gefallen, da nur Windows und COM-basiert. Dass wir da noch Aufwand reinstecken, sehe ich nicht so realistisch. Aber eine enge Dokumentintegration ist uns natürlich wichtig, und da gibt es auch einige Punkte auf der Roadmap: https://www.vertec.com/ch/vertec-versionen/. Alles was wir neu machen muss aber voll cloud-fähig sein, d.h. auch auf nicht-Windows und mit der Web App funktionieren. Läuft dann eher auf ein drag-n-drop oder ein Upload hinaus (der auf der Aktivität ja jetzt schon geht).

    Wir nutzen die Cloud App und es betrifft hauptsächlich das Explorer Addin, aber auch das Outllok Addin. Bei der Outlook App kann man ja leider nur noch in die DB schreiben und nicht auf einen Fileserver/Sharepoint. Letzteres ist hilfreich, wenn man mal Projekthistorien ohne Vertec nachvollziehen will/muss.


    Upload auf Aktivität funktioniert aber nur mit der Webb App oder auch der Cloud App? Upload von DMS Dokument auf Aktivität von Web App

    Hier noch eine Nachfrage/Hinweis:

    In der KnowledgeBase steht: "Dokumente und Mails können aus den Office-, Explorer- und Outlook Addins direkt in SharePoint gespeichert werden." Das ist zwar im Prinzip richtig, aber vll. sollte da ergänzt werden, dass man da nichts manuell am Pfad ändern kann. Maximal kann mal über den Aktivitätstyp noch etwas steuern.


    Für uns ist diese fehlende Funktionalität gerade sehr hinderlich.

    • Offizieller Beitrag

    Danke für den Hinweis, das können wir gerne tun. Bezüglich der "Speicherpfade": können Sie noch etwas erläutern warum die automatisch berechneten Pfade nicht reichen? Da kann man ja (zum Beispiel) das Projekt auswählen und da können die Pfade ja automatisch berechnet werden.


    Es ist halt so, dass die meisten DMS die wir angebunden haben gar nicht mehr mit "Speicherpfaden" arbeiten, sondern die Dokumente einfach eine ID erhalten. Vertec nutzt zwar immer noch einen "Pfad", in desem Fall aber eher als eine ID um das Dokument wieder zu finden, aber im DMS gibt es keine klassische Hierarchie mehr. Ich weiss, dass SharePoint da anders funktioniert. Aber das gepaart mit den Addins die sowieso nur unter Windows funktionieren ist es unwahrscheinlich, dass wir da noch Ergänzungen vornehmen.


    Bezüglich dem "Updload" via Aktivität schaue ich, dass jemand ein Antwort machen kann, der die Vertec SharePoint Anbindung besser kennt als ich.

    Das Speichern auf dem Projekt funktioniert. Wir haben bei uns jedoch noch Unterverzeichnisse für Angebote/NDA/Vertragsangelegenheiten/Kommunikation/Rechnungen. Je nach ausgewähltem Aktivitätstyp müsste dann der Speicherpfad Projects\%projektnummer% um einen bekannten String erweitert werden.

    Ich habe vom Support schon einen Codeschnipsel bekommen, bin aber noch nicht dazu gekommen, den richtig anzupassen. Ein Problem wird dabei auf jeden Fall sein, dass ocl kein "case" o.ä. kennt. Es wird also entweder eine if-Katastrophe oder ich muss in die Welt der Call Operatoren einsteigen.

    Damit wären dann ~90% der Usecases abgedeckt, bei den restlichen 10% kann man IMHO keine Logik bauen.

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Frank Knappe (greenjoule GmbH)

    In der KnowledgeBase steht: "Dokumente und Mails können aus den Office-, Explorer- und Outlook Addins direkt in SharePoint gespeichert werden." Das ist zwar im Prinzip richtig, aber vll. sollte da ergänzt werden, dass man da nichts manuell am Pfad ändern kann.

    Ich habe im KB-Artikel über die SharePoint Online DMS Schnittstelle einen entsprechenden Hinweis eingefügt. Sollte der nicht ausreichen, kann ich ihn auch gerne noch ergänzen.

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Claudio Pietra (Vertec Gruppe)

    Bezüglich dem "Updload" via Aktivität schaue ich

    Der Upload von Dokumenten per Aktivität ins Sharepoint ist ebenfalls möglich und kann nahezu identisch zu den Office Addins eingesetzt werden. Abweichend ist, dass in Vertec mit dem Anlegen einer Aktivität begonnen wird und nicht über eine Drittapplikation. Ein weiterer Vorteil ist fehlende Plattformabhängigkeit. Sprich, der Upload von Dokumenten per Aktivität ins Sharepoint ist ebenfalls bei alleinigem Einsatz der Web App möglich. Also auch für Mac-User.


    Das Erweitern des Speicherpfads mittels Aktivitätstyp wurde bereits erwähnt. Als Idee, es wäre denkbar, am Aktivitätstyp ein Key, entsprechend der Unterverzeichnisse zu setzten. Mittels OCL-If-Statement könnte geprüft werden, ob auf dem Aktivitätstyp der entsprechende Key gesetzt ist und darauf basierend den Pfad in der Klasseneinstellung berechnen. Ungefähr so:


    Code
    %dokpfad%\%if (typ->keystring(subfolder) <> '') then ('') else (keystring(subfolder)) endif%


    Mittels Page Customizing (für die Klasse Aktivität) könnte ebenfalls die Eingabe eines Teilstrings für den Sharepoint-Speicherpfads realisiert werden. Wenn gewünscht, kann ich hier ein Beispielvideo posten.

    Hallo Herr Schneider,


    vielen Dank für die Idee mit den Keys angehängt an die Aktivitätstypen. Ich probiere das demnächst mal genauer aus. Es muss allerdings auch noch immer vorab nach der Dokpfad des Projektes (der auch berechnet wird) vorangestellt werden. Da aber jede Aktivität einem Projekt zugehört sollte das kein Problem darstellen.

    Kleine Korrektur des Codeschnipsels (Projektdokpfad [Projects\%projektnummer%] noch nicht eingebaut)

    Code
    %if (typ->keystring('subfolder') <> '') then (typ->keystring('subfolder')) else ('') endif%

    Würde dieser berechnet Dokpfad dann auch bei den Addins Verwendung finden? Oder hilft das alles nur bei "Uploads" über die WebApp?


    Aktueller Stand:

    Setzen eines Keystrings auf Aktivitätstyp funktioniert

    Dokumentenpfad basierend diesem Keystring funktioniert ebenfalls

    Code
    %projekt.dokpfad + '\ '.substring(1,1) + if (typ->keystring('subfolder') <> '') then (typ->keystring('subfolder')) else ('') endif%


    Vorschlag:

    Code
    '\ '.substring(1,1)

    ist vielleicht wert in die KB aufzunehmen (wie escape ich '\' in OCL)


    Wenn ich jetzt mittels Explorer Addin ein Dokument mit dem entsprechenden Aktivitätstyp in Vertec einbinde, dann wird auf der Aktivität auch der korrekte Basispfad eingezeigt. Der Dokumentenpfad ist jedoch weiterhin nur der Pfad des Projektes + Filename. Das Dokument wird also weiterhin nur ins Projektverzeichnis kopiert.

    • Offizieller Beitrag

    in Vertec kann für jede Hierarchieebene eines Speicherpfads eine eigene OCL-Expression in %% gehüllt werden. Die OCL-Expression:

    Code
    %projekt.dokpfad + '\ '.substring(1,1) + if (typ->keystring('subfolder') <> '') then (typ->keystring('subfolder')) else ('') endif%

    könnte auch als:

    Code
    %projekt.dokpfad%\%if (typ->keystring('subfolder') <> '') then (typ->keystring('subfolder')) else ('') endif%

    formuliert werden. Damit wird das Escaping vernachlässigbar.

    • Neu

    Hallo,


    alle Versuche mit Keys und Anpassen des Dokumentenpfades direkt auf den Aktivitäten hat wie oben beschrieben ja leider keinen Erfolg gehabt.

    Wird es hier eine Erweiterung der Cloud App geben, so dass diese die gleiche Funktionalität wie die Web-App beim Abspeichern von Dokumenten auf Sharepoint (manuelle Auswahl des Speicherortes) haben wird? Dieses Fehlen tut uns im Moment richtig weh.

    • Neu
    • Offizieller Beitrag

    In der aktuellen Cloud Abo Version (6.6.0.6) scheint tatsächlich eine unterschiedliche Interpretation des PathBox-Features zwischen der Cloud App und der Web App zu existieren.


    Per XML-Customizing ist es möglich einer Gleichheit der PathBox-Funktionalitäten zu erreichen. Werden die Klasseneinstellungen für die Klasse "Aktivität" um folgenden XML-Code ergänzt:

    Code
    <Page Override="Activity">
    <PathBox Override="BasePath" IsFixedPath="False" />
</Page>

    dann kann auch in der Cloud App der Basis-Pfad der Aktivität mutiert werden.