BI - Darstellung von Aufwand und Umsatz in einer Ansicht

  • Liebes Vertec Team


    Auch wenn das neue BI Modul moderner daherkommt, vermisse ich die bisherige Darstellung von Aufwand und Umsatz in einer Ansicht.

    Konkret geht es mir darum (auf einem Benutzer oder einer Gruppe von Benutzern) darzustellen, wie viele Stunden erfasst/verrechenbar sind und wie viel Umsatz damit erzielt wurde. Das sind für unser Geschäft zentrale Kennzahlen, die ich nun über zwei separate Auswertungen (mühsam) in Excel zusammenschustern muss oder in einer (langsamen) Vertec Abfrage errechnen lassen muss. In diesem Punkt war das alte Benchmarking der neuen BI weit überlegen. Hier noch etwas Arbeit zu investieren wäre sehr begrüssenswert.


    Liebe Grüsse und Danke für Euren tollen Sercvice

    Daniel Dillier

  • Danke für das Feedback, freut mich sehr, dass das neue BI im Einsatz ist! ...aber das Benchmarking konnte doch auch nicht verschiedene Einheiten mischen, wenn man eine Auswertung mit Umsatz hatte und den Aufwand reinklickte, dann fielen die Umsatzzahlen doch raus? Das möchte ich genauer verstehen.


    Was man hingegen mit dem neuen BI machen kann, was mit dem Benchmarking nicht ging, ist neue Kennzahlen zu definieren. Wäre es möglich diese Auswertung in eine Zahl zu fassen? Oder haben Sie uns ein Beispiel, wie das denn schlussendlich im Excel aussieht?

  • Danke für das Feedback, freut mich sehr, dass das neue BI im Einsatz ist! ...aber das Benchmarking konnte doch auch nicht verschiedene Einheiten mischen, wenn man eine Auswertung mit Umsatz hatte und den Aufwand reinklickte, dann fielen die Umsatzzahlen doch raus? Das möchte ich genauer verstehen.


    Was man hingegen mit dem neuen BI machen kann, was mit dem Benchmarking nicht ging, ist neue Kennzahlen zu definieren. Wäre es möglich diese

    Auswertung in eine Zahl zu fassen? Oder haben Sie uns ein Beispiel, wie das denn schlussendlich im Excel aussieht?


    In Excel ergab sich folgende Übersicht:


    Bezeichnung Honorar erfasst Honorar verrechenbar Aufwand erfasst Aufwand verrechenbar offen: Honorar offen: Aufwand erfasst offen: Aufwand verrechenbar offen: Honorar prozentual verrechnet: Honorar verrechnet: Honorar erfasst verrechnet: Honorar abgeschrieben verrechnet: Aufwand erfasst verrechnet: Aufwand verrechenbar verrechnet: Aufwand abgeschrieben verrechnet: Honorar prozentual Honorar verrechenbar produktiv


    Da waren Umsätze (Honorare) und Aufwand (Zeiten) in einer Zeile, schon übersichtlich dargestellt. Leider ist dies jetzt nicht mehr möglich (wir haben das provisorisch so gelöst, dass wir einen Abfrageordner gebaut haben, der die benötigten Kennzahlen über eine Periode darstellt (ausserhalb des BI und sehr langsam).

  • Es gibt tatsächlich eine Möglichkeit das mit dem BI API zu machen, und ohne dass man z.B. VBA Code in Excel schreibt! Dazu geht man wie folgt vor:


    1. Man loggt sich mit einem Login das genügend Rechte hat, auch auf BI Kennzahlen bei der Web App ein.


    2. In einem neuen Tab des gleichen Browsers spricht man das BI API mit einer Abfrage wie z.B.

    Code
    http://vertecserver/api/bi/getdata?dimension0=Projektbearbeiter&f=csv&measures=MinutesInt,FeesExt,FeesExtOpen,FeesExtCharged&startDate=2018-01-01&endDate=2018-12-31

    eine ausführliche Dokumentation befindet sich in https://www.vertec.com/ch/kb/bi-api/, hier nur kurz erklärt was die Parameter oben bedeuten:

    bei vertecserver muss natürlich die richtige Adresse für den Vertec Cloud Server stehen, genau gleich, wie man sich bei der Web App eingeloggt hat in Punkt 1.

    dimension0=Projektbearbeiter: man erhält eine Liste der Projektbearbeiter

    f=csv: die Daten werden als CSV geliefert, welches man direkt in Excel öffnen kann

    measures=MinutesInt,FeesExt etc. das sind die internen Namen der Kennzahlen, die findet man übers Vertec UI bei den BI Kennzahlen:



    startDate=2018-01-01&endDate=2018-12-31: das Zeitintervall, für die man die Zahlen möchte.


    3. es kommt je nach Browser ein Speichern Dialog (hier: Firefox):



    Leider kann Excel das CSV nicht direkt öffnen, darum muss man über "Datei speichern" gehen. Es gibt ein Download einer Datei mit Namen getdata, die man am besten noch umbenennt in getdata.csv oder sonst irgendwie.


    4. Excel starten und über Daten > Aus Text/CSV diese Datei öffnen



    Ich weiss leider auch nicht, warum Excel das CSV nicht direkt öffnet und die Spalten richtig einsortiert, ich hatte schon immer Mühe damit, vielleicht weiss jemand aus der Community das besser, aber mit dieser Funktion geht es ganz bestimmt.


    Es kommt ein Import Dialog, der so aussieht:



    und man kann unten rechts einfach Laden anklicken.

  • Wenn man immer wieder die selben Daten aktualisiert im Excel möchte, dann kann mit folgendem Vorgehen das "Refresh" auf einen Klick reduzieren:

    1. Excel starten, leere Arbeitsmappe erstellen
    2. Daten -> Daten abrufen -> Aus anderen Quellen -> aus dem Web
    3. Die gewünsche Query als URL eintragen
    4. Im folgenden Fenster auf "Standard" umstellen (aktiviert "Basic Authentication") und dort den Vertec User + Passwort eintragen
    5. Im folgenden Fenster kann man noch die CSV Konvertierung optimieren - i.d.R. erkennt Excel aber alles sofort korrekt
    6. Nun hat man die Daten und die Abfrage in der Excelmappe


    Eventuell erkennen die PowerBI User das Vorgehen - dies geht in Excel und PowerBi sehr ähnlich. Man kann auch jetzt die "Abfragetools" verwenden und quasi Olap Reports direkt im Excel erstellen.


    Möchte man nun die Daten später aktualisieren, so ist das ganz einfach:

    1. Die zuvor gespeicherte Excelmappe wieder öffnen
    2. Die Abfrage "aktualisieren"