• Bei unserer Einführung von Vertec sind uns einige Punkte aufgefallen die man in der Outlook App noch verbessern könnte. Hier mal eine kleine Liste.

    • Erkennung des Adresseintrag anhand von kompletter Kommmittel Tabelle nicht nur Standardemail. Bei uns werden häufig Projektadressen genutzt, diese möchten wir eigentlich nicht als neuen Kontakt anlegen sondern mit in eine bestehende Firma, einen Kontakt schreiben.
    • Eigentlich die logische Weiterführung des Punktes oben. Beim Suchen eines Adresseintrags in der Outlook App auch weitere Mailadressen aus der Kommmittel Tabelle zur Auswahl geben.
    • Kennzeichnung von schon gespeicherten Mails direkt in der Liste im Posteingang (z.B. über extra Spalte mit Häkchen )
    • Beim ersten Klick auf das Projekt Feld könnten die letzten (z.B.) 10 genutzten Projekte für diesen Adresseintrags vorgeschlagen werden. In den meisten Fällen ist vermutlich da schon das richtige dabei.
    • Beim speichern einer Mail auch die Uhrzeit von dieser mit speichern. Dazu könnte man ja das Datumsfeld auf der Aktivität um eine Zeit erweitern. Bei uns kommt es durchaus vor das in einem Projekt 20-30 Mails am Tag eingehen. Da wird das Filtern und sortieren ohne genaue Uhrzeit der Mail schon blöd. Natürlich hat man auch das CreationDate aber die eigentliche Uhrzeit der Mail ist natürlich viel aussagekräftiger.
    • Das Aktivitätstyp Feld sollte so wie eine ComboBox in Vertec erlauben den Aktivitätstyp durch eine Eingabe zu filtern
    • Anpassung der Suche das auch ohne Nachname, Vorname Ergebnisse angezeigt werden. Das wurde durch uns ja schon an anderer Stelle kommuniziert aber ich wollte es hier nochmal kurz schreiben. Ergebnisse auch über eine Eingabe von anderen Suchbegriffen wären schon ziemlich praktisch und wichtig.

    Wir würden uns freuen wenn es zumindest ein paar Vorschläge in die App schaffen. :)

  • Ich bin so frei und erweitere hier die Liste:

    • Mit einem abgespeicherten e-mail kann nichts mehr gemacht werden, ausser die Anhänge anzuschauen. Qool wäre wenn aus der Aktivität das e-mail im Outlook wieder geöffnet werden könnte und darauf geantwortet werden.
    • Wie bereits erwähnt, mehrere Anhänge miteinander abspeichern oder öffnen
    • Im Outlook beim Kalender, wenn ein Meeting angelegt wird, wäre es wünschenswert, wenn der Kontakt über die Outlook App eingefügt werden kann.
    • Offizieller Beitrag

    Vielen herzlichen Dank für die ausführlichen Feedbacks und Ideen! Wir schätzen das sehr.


    Wir werden nächstens wieder ein Outlook App Paket schnüren, da werden wir Ihre Ideen genau anschauen. Hier schon vorab einen Kommentare:

    Erkennung des Adresseintrag anhand von kompletter Kommmittel Tabelle nicht nur Standardemail

    Das ist bewusst so gemacht worden aus Performance Gründen. Da die Outlook App bei jedem Wechsel der E-Mail in Outlook was machen muss (nämlich den Kontakt suchen) muss das schnell gehen. Das alte Outlook Addin hat auch in den Kommmitteln gesucht, aber auch in sämtlichen Aktivitäten, und das gab immer mal wieder Beschwerden bez. der Performance - natürlich eher wegen den Aktivitäten (da gibt es viele Kunden mit sehr vielen Aktivitäten) als wegen den Kommmitteln. Man könnte es ja so vorsehen: wenn nichts gefunden wird im standardemail noch eine 2. Suche nach den Kommmitteln machen?

    Kennzeichnung von schon gespeicherten Mails direkt in der Liste im Posteingang

    Ja, diese Idee hatten wir auch aber aus Zeitgründen fallen gelassen. Das wäre schon recht hilfreich!

    Beim ersten Klick auf das Projekt Feld könnten die letzten (z.B.) 10 genutzten Projekte für diesen Adresseintrags vorgeschlagen werden

    Hier müsste eben dann über die Aktivitäten die Projekte zusammengesucht werden, mit den oben erwähnten Performance Problemen. OK, man könnte sagen, da kommt man nur hin wenn man ein Projekt sucht, aber jetzt ist das ja keine Combobox sondern ein Suchfeld.


    Beim speichern einer Mail auch die Uhrzeit von dieser mit speichern

    Das sollte es tun. Damit die Sortierung stimmt haben wir extra ein neues Feld eingefügt inkl. Zeitanteil. Das Feld heisst dateandtime, siehe Release Notes 6.5 Seite 21.

    Mit einem abgespeicherten e-mail kann nichts mehr gemacht werden, ausser die Anhänge anzuschauen

    Man kann doch die E-Mail wieder in Outlook sich anzeigen lassen: https://www.vertec.com/kb/outl…g/#von-vertec-ins-outlook. Dann hat man alle Features die Outlook zur Verfügung steht. Reicht das nicht?

  • Auch von mir ein Wunsch/Anregung für die Outlook App:

    Bei uns ist die Adressqualität sehr wichtig. Die Outlook App kann beim Erstellen eines neuen Kontakte, Person, Firma vertsändlicherweise nur die grundlegenden Infos befüllen.
    Es gibt wohl danach einen Link um Vertec auf dem neuen Eintrag zu öffnen, aber ich befürchte, dass die wenigsten das tun und wir unvollständige Einträge in Vertec haben. Ja, es Frage der "Disziplin" aber bei 2000 usern genügen wenige, um schlechte Daten zu erzeugen.

    Ich rege folgendes an:

    - Die Option das Erstellen neuer Adressen direkt aus der Outlook App zu unterbinden (z:b. mittels einem weiteren Setting in Vertec)

    - oder (zweite Wahl): Nach dem Erstellen einer neuen Adresse direkt Vertec zu öffnen.

  • Vielen Dank für die Rückmeldung ich ergänze auch nochmal. :)

    wenn nichts gefunden wird im standardemail noch eine 2. Suche nach den Kommmitteln machen?

    Das wäre doch eine schöne Lösung. Da das ja auch seltener vorkommt sollte es auch nicht dramatisch sein wenn es dann ein kleines bischen länger dauert bis die Seite dargestellt werden kann.

    Hier müsste eben dann über die Aktivitäten die Projekte zusammengesucht werden, mit den oben erwähnten Performance Problemen. OK, man könnte sagen, da kommt man nur hin wenn man ein Projekt sucht, aber jetzt ist das ja keine Combobox sondern ein Suchfeld.

    Ich würde hier auch schon das Suchfeld so lassen. Ich hatte mir das so vorgestellt das diese Projekte vorgeschlagen werden wenn man auf das Projekt Feld klickt und noch keinen Suchbegriff eingegeben hat. Die Projekte dafür könnte man evtl. ja auch schon laden bevor überhaupt auf das Projekt Feld geklickt wird?

    Das sollte es tun. Damit die Sortierung stimmt haben wir extra ein neues Feld eingefügt inkl. Zeitanteil. Das Feld heisst dateandtime, siehe Release Notes 6.5 Seite 21.

    Stimmt. Vielen Dank. Vielleicht sollte ich die Release Notes mal nachlesen.


    Drei weitere Punkte die uns die letzten Tage aufgefallen sind:

    • Wenn beim Schreiben einer E-Mail das Projekt oder der Aktivitätstyp geändert werden könnte der "Beim senden speichern" Hacken automatisch wieder gesetzt werden. Ich ändere da ja keine Werte (oder trage welche ein) ohne das die Mail gespeichert werden soll. Ich kenne die Systemeinstellung mit der der Hacken immer gesetzt ist. Diese Funktion wäre aber ja genau praktisch wenn der Hacken nicht immer gesetzt sein soll.
    • Mehr Felder beim erstellen einer Aktivität anzeigen. Aktuell wird ja nur das Projekt und der Aktivitätstyp angezeigt. Für uns wäre es praktisch wenn hier noch Termin und Zuständig angezeigt werden, das wird aber vermutlich nicht allen Kunden so gehen. Evtl. könnte man eine Option einführen um in den Systemeinstellungen einzustellen welche Felder zur Verfügung stehen? Für andere wäre vielleicht der Titel oder die Priorität noch interessant.
    • Ist eine Mail etwas größer und es dauert bis sie zum Server geladen ist kann man weiter auf Speichern klicken und die Aktivität wird dann mehrfach erstellt. Nach dem ersten Klick sollte der Button deaktiviert sein das ein mehrfaches abspeichern nicht möglich ist?
  • Das sollte es tun. Damit die Sortierung stimmt haben wir extra ein neues Feld eingefügt inkl. Zeitanteil. Das Feld heisst dateandtime, siehe Release Notes 6.5 Seite 21.

    Man kann doch die E-Mail wieder in Outlook sich anzeigen lassen: https://www.vertec.com/kb/outl…g/#von-vertec-ins-outlook. Dann hat man alle Features die Outlook zur Verfügung steht. Reicht das nicht?

    Reicht meine Antwort nicht: Juhuuu :) Danke sehr für den Tipp


    Ich denke unsere zwei Antworten haben sich überschnitten;-) Passt sehr gut so

  • Uns sind die letzten Wochen noch ein paar weitere Punkte in der Outlook App aufgefallen die optimiert werden könnten.

    • Lesebestätigungen lassen sich aktuell nicht ablegen. Es erscheint der Fehler "Dieses Element kann nicht verarbeitet werden"
    • Es wäre schön Termine auch als Aktivität ablegen zu können. Oft werden mit Termineinladungen wichtige Informationen verteilt die auch Dokumentiert werden müssen. Aktuell ist das dann nur über Umwege möglich.
    • Beim Ablegen von E-Mails aus den gesendeten Elementen wird wie man erwarten würde der Empfänger als Kontakt vorgeschlagen. Dies ist aber nicht so wenn man im Auftrag eines anderen Nutzers eine E-Mail versendet hat. Hier wird dann der Sender als Kontakt vorgeschlagen. Das wäre kein großes Problem wenn man den Kontakt frei wählen könnte, aber aktuell ist es unschön.
    • Offizieller Beitrag

    Vielen Dank für Ihre Anregungen. Wir freuen uns, dass die Outlook App so intensiv genutzt wird und schätzen ihr Feedback sehr.


    Es sind bereits einige Anpassungen zur Outlook App in der Diskussion und wir nehmen gerne auch ihre Vorschläge noch mit in die Überlegungen auf.


    Zur genaueren Spezifikation kommen wir ggf. noch einmal mit Rückfragen zu den Anwendungsfällen auf Sie zu.

  • Ich habe den Wunsch, dass man bei unbekannter Email die Mail als Aktivität und vor allem als Opportunität abspeichern kann ohne einen Kontakt anlegen zu müssen.

    Unser Vertrieb bekommt viele Anfragen. Hier bietet es sich an, erstmal nur eine Opportunität anzulegen. Die sorgfältige Einpflegung des Kontaktes kann dann erfolgen, wenn die Zusammenarbeit interessant wird.

    Leider kann man aus der Outlook App derzeit keine Opportunitäten ohne Kontakt erzeugen.


    Den Vorschlag von Herrn Kuhn zum Wählen des Kontaktes bei versendeten Mails finde ich in diesem Zusammenhang auch wichtig. Im Moment muss man das im Nachhinein in Opportunität und Aktivität händisch ändern.

    • Offizieller Beitrag

    Wir werden bald Erweiterungen der Outlook App einplanen und dabei ist das Feature "E-Mail speichern ohne Kontakt" fix eingeplant. Die ursprüngliche Anregung kam von Hr. Peduzzi: RE: Vertec 6.5: Outlook App. Das entspricht Ihrem Wunsch, oder?


    Das mit dem Auswählen des Kontakts beim Senden im Auftrag einer anderen Person müssen wir uns anschauen. Unsere Erfahrungen mit Outlook stimmen mich da aber nicht so positiv: das Feature ist schlecht umgesetzt und man kommt in diesem Fall häufig nicht an die erwarteten Daten ran.

  • Ja ich meine das gleiche, wie Herr Peduzzi.


    Das mit dem Auswählen des Kontakts beim Senden ist genauso relevant, wenn man selbst gesendet hat.

    Wenn man eine neue Mail schreibt und dann abspeichert oder wenn man antwortet und dann speichert, ist der Kontakt richtig ausgewählt.


    Aber wenn ich eine gestern von mir gesendete Mail im nachhinein speichern will, kann ich die Mail nur unter mir selbst abspeichern und ich habe keine Möglichkeit den Kontakt, an den die Mail ging anzugeben.

    Im Moment kann ich nur unter mir speichern (Als Ersteller und als Kontakt bin ich selbst eingetragen). Im Nachhinein muss ich dann in Opportunität und Aktivität den Kontakt-Link händisch ändern.

  • nach mehreren Monaten Einsatz haben wir auch noch ein paar Feststellungen / Wünsche zu den bereits genannten :)

    1. es wäre wünschenswert, wenn auch in einem Dropdown mittels Texteingabe gearbeitet werden könnte (Phasenauswahl)
    2. wir würden gerne auch die Mails an mehreren Projekten und/oder Phasen zuordnen können
    3. falls ein Kontakt nur einem Projekt zugewiesen ist (entweder über Firmenkontakt oder Korrespondenzadresse), sollte dieses Projekt vorgewählt sein (Verhalten kann allenfalls über Einstellungen als Option aktiviert werden, für diejenigen, welche die Performanceeinbusse in Kauf nehmen möchten). Allenfalls wäre auch ein Button "Letzte Projekte" sinnvoll? So könnte der Benutzer bewusst eine Abfrage absetzen und dies würde dann die Grundperformance nicht beeinträchtigen. Hier wäre es dann auch sinnvoll, mittels checkbox mehrere Projekte auswählen zu können (siehe Punkt 2).
    4. Möglichkeit des Korrespondenztyps in den Einstellungen vorzuselektieren (defaultvalue)

    Vielen Dank für die Prüfung.

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    • Offizieller Beitrag

    Vielen Dank für Ihr wertvolles Feedback!


    Wie schon erwähnt arbeiten wir gerade an verschieden Konzepten, die Ihren Wünschen entsprechen dürften.


    Die Outlook App wollen wir aber sehr einfach und intuitiv halten. Mit einem Klick auf die Aktivität in der Outlook App öffnet sich diese ja in der full-featured App und die ganze Funktionalität steht einem sehr komfortabel zur Verfügung.

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    • Offizieller Beitrag

    Noch einige Bemerkungen und Rückfragen zu #14:


    zu 1: Es sind einfach sehr viele Phasen, so dass die fixe Combobox zu lang wird? Oder wieso ist die Auswahl via Maus nicht gut? Aber grundsätzlich gibt es ja "Comboboxen" mit eingebauter Suche auch in der Outlook App, wir könnten das als gut umstellen.


    zu 2: Zuordnung auf mehrere Projekte und/oder Phasen, daraus wird wohl eher nichts. Auf der Aktivität gibt es ja "nur" eine Zuordnung:



    Natürlich kann man via Drag-n-Drop (oder über den Button "Objekte aus Ordner zuordnen" weitere Vertec Objekte (also auch Projekte oder Phasen) zuordnen, aber diese landen dann in der Liste "zugeordnete Einträge", was nicht sehr übersichtlich ist:



    zu 3: Der Vorschlag würde tatsächlich etwas Performance Kosten, aber die zusätzlich zu ladenden Adressen und Projekten sind wohl überschaubar. Also z.B.: direkte Projekte des Kontakts (als Kunde, Rechnungsadresse oder Auftraggeber) oder über die Firma des Kontakts? Vorauswahl nur, wenn das genau ein Projekt gibt?


    zu 4: Korrespondenztyp = Aktivitätstyp?



    Da könnten wir schon einen Standard anbieten, aber verwenden Sie denn überhaupt mehrere resp. baut Ihr Prozess darauf auf?

  • zu 1: Es sind einfach sehr viele Phasen, so dass die fixe Combobox zu lang wird? Oder wieso ist die Auswahl via Maus nicht gut? Aber grundsätzlich gibt es ja "Comboboxen" mit eingebauter Suche auch in der Outlook App, wir könnten das als gut umstellen.

    Nein, in der Regel nicht so viele Einträge. Combobox mit eingebauter Suche wäre schon sehr

    zu 2: Zuordnung auf mehrere Projekte und/oder Phasen, daraus wird wohl eher nichts. Auf der Aktivität gibt es ja "nur" eine Zuordnung:


    Natürlich kann man via Drag-n-Drop (oder über den Button "Objekte aus Ordner zuordnen" weitere Vertec Objekte (also auch Projekte oder Phasen) zuordnen, aber diese landen dann in der Liste "zugeordnete Einträge", was nicht sehr übersichtlich ist

    Ich denke, das geht dann über die Zuordnung schon. Es gibt halt immer Themen, die mehrere Phasen / Projekte betreffen (z.B. ein EMail das thematisch Steuern und Buchhaltung behandelt oder zwei verschiedene Gesellschaften). Wenn ich das Email also dann bei Gesellschaft A suche, es aber nur bei Gesellschaft B hinterlegt ist, gehen Informationen verloren. Es ist schon "Glücksache", wenn der Bearbeiter beim Speichern der Aktivität die Zuodnung korrekt durchführt, wenn dazu noch ein zusätzlicher Schritt nötig ist, dann ist die Gefahr einfach nochmals erhöht. Somit wäre es wirklich hilfreich, wenn man die Zuordnung direkt in der App machen könnte.


    zu 3: Der Vorschlag würde tatsächlich etwas Performance Kosten, aber die zusätzlich zu ladenden Adressen und Projekten sind wohl überschaubar. Also z.B.: direkte Projekte des Kontakts (als Kunde, Rechnungsadresse oder Auftraggeber) oder über die Firma des Kontakts? Vorauswahl nur, wenn das genau ein Projekt gibt?

    Die Auswahl müsste über direkte Projekte sowie über die Firma des Kontakts gehen und zusätzlich noch über die Korrespondenzadressen. Bei der COM Schnittstelle war ja das so möglich? Ich fände es praktikabel, wenn man dafür den Benutzer explizit dazu auffordert, die Projekte zu suchen ("Zugewiesene Projekte abrufen"). Es wäre dann eine Auswahl durch den Benutzer zu treffen (checkboxes). welche(s) Projekt(e) verwendet werden sollen (vgl. Zuordnung). Ich schätze, dass bei uns etwa 80 % der Abfragen nur 1 Projekt zurückgeben würden.

    zu 4: Korrespondenztyp = Aktivitätstyp?

    Da könnten wir schon einen Standard anbieten, aber verwenden Sie denn überhaupt mehrere resp. baut Ihr Prozess darauf auf?

    Ja, da habe ich den Aktivitätstyp gemeint. Wir benutzen den Aktivitätstyp nicht in den Prozessen, ist bei uns rein informativ und wir haben auch die Aktivitätstypen nicht weiter angepasst, weshalb fast alles bei uns "Korrespondenz" ist. Ich sehe Ihren Punkt, dass wir auf die Zuweisung verzichten können, würden aber eine Standard-Zuweisung dennoch nutzen, würde sie zur Verfügung stehen, um die Datenqualität zu erhöhen.