• Offizieller Beitrag

    Ich denke da spontan an das eigene auswählen eines Kontakts

    Das wird nicht kommen, nein.

    Aber es wird die Möglichkeit geben, die E-Mail ganz ohne Kontakt abzuspeichern. Das ermöglicht dann auch das Zuordnen eines (anderen) Kontakts via full-featured App.

    Die Suche werden wir auch umstellen, und zwar auf eine explizite Suche mit einer Lupe. Das "befreit" uns vor Performance Problemen aber auch von einer eigenen Logik in der Outlook App selber. Wenn ich mich richtig erinnere, hat Sie zweiteres gestört, aber das Performance Problem ist auch dramatisch bei sehr vielen Adressen.

    Auch das Berücksichtigen der nicht Standard E-Mail Adressen ist vorgesehen, aber nur wenn die Performance nicht leidet, denn das muss sehr häufig gemacht werden.

  • Ganz ohne Kontakt ist auch in Ordnung. Alles Besser wie der Zwang aktuell.

    Ja genau, diese eigene Logik in der Outlook App schmeißt da Ergebnisse raus die eigentlich vom Server geliefert werden. Super nervig.

    Die Berücksichtigung der nicht Standard Adressen wäre für uns eine wirklich wichtige Anpassung. Wir haben oft Projektadressen im System die immer als eigene Kontakte zu Pflegen ist sehr nervig.

    • Offizieller Beitrag

    Die Berücksichtigung der nicht Standard Adressen wäre für uns eine wirklich wichtige Anpassung. Wir haben oft Projektadressen im System die immer als eigene Kontakte zu Pflegen ist sehr nervig.

    Wir sehen das, müssen aber auch die Performance im Auge behalten. Was wir uns vorstellen können: wir suchen zuerst die Standard-Adressen ab, wenn da nichts gefunden wurde, dann noch alle anderen. Das führt nur beim Nichtfinden einer Standardadresse zu mehr Aufwand.

  • Was mir auch noch aufgefallen ist, ist dass es Probleme beim Speichen von Mails auf bestehende Opportunitäten gibt.

    Haupsächlich Opportunitäten, die einem Projekt zugeordnet sind, werden gefunden.

    Mails können nur auf Opportunitäten, die nur einem Kontakt zugeordnet sind, gespeichert werden, wenn die zu speichernde Mail vom selben Unternehmen wie der Kontakt mit der Opportunität kommt. Bei Konzernen wird das problematisch.

    Opportunitäten nur auf Verkäufern werden nicht gefunden.

    Wir würden gern mit Opportunitäten arbeiten, aber so wird das nichts.

    Das Outlook addin findet ja gar keine Opportunitäten.

    Noch was anderes zur Outlook App. Gibt es eine Möglichkeit diese in Cytrix zu nutzen?

  • Das wird nicht kommen, nein.

    Aber es wird die Möglichkeit geben, die E-Mail ganz ohne Kontakt abzuspeichern. Das ermöglicht dann auch das Zuordnen eines (anderen) Kontakts via full-featured App.

    Vertehe ich das richtig?

    Man speichert ins Nichts. Die Aktivität geht auf. Und dann passt man die Verknüpfungen manuell an.

    In diesem Fall muss die Opporunität auf der Aktivität auch frei wählbar/anpassbar sein, was derzeit auch nicht geht.

    • Offizieller Beitrag

    Man gibt das Projekt an oder ein Aktivitätstyp oder eben eine Opportunität, ja. Wenn man das nicht will, führt nichts an der E-Mail Adresse vorbei. Natürlich sieht man diese Aktivität dann nie mehr via Outlook App, da keine Verknüpfung mit der Mailadresse da ist.

    Aber das ist doch genau, was gefordert wurde, oder? Aktivität ohne Kontakt in Vertec, nur mit Projekt.

    • Offizieller Beitrag

    In diesem Fall muss die Opporunität auf der Aktivität auch frei wählbar/anpassbar sein, was derzeit auch nicht geht.

    Die Auswahl der Opportunitäten auf der Aktivität ist per Default wie folgt eingeschränkt:

    - Wenn ein Kontakt auf der Aktivität eingetragen ist, so werden alle Opportunitäten des Kontaktes und der Firma des Kontaktes angezeigt.

    - Wenn eine Firma auf der Aktivität eingetragen ist, so werden alle Opportunitäten der Firma und aller Kontakte der Firma angezeigt.

    Diese Vorauswahl können Sie aber beliebig anpassen. Dazu öffnen Sie die Klasseneinstellung für Aktivitäten und passen die entsprechende ComboBox an

    Welche Einträge in der Auswahl angeboten werden, wird durch die ListExpression festgelegt.

    Diese können Sie beliebig anpassen. Wenn Sie "frei wählbar" sagen, dann meinen Sie vermutlich alle (aktiven) Opportunitäten im System. Davon würde ich abraten, weil das eventuell sehr viele Einträge werden. Vielleicht können Sie überlegen, welche Opportunitäten Sie wirklich hier zur Auswahl sehen möchten, um eine gute Performance und Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

    Es wäre zum Beispiel gut möglich, die Auswahl auf Opportunitäten von Mutter-/Tochter-Firmen und deren Kontakten zu erweitern, um Konzernstrukturen zu berücksichtigen.

    • Offizieller Beitrag

    Ich verstehe, dass das für Ihre Anforderung eine gute Lösung wäre. Die spezifischen ReferenceBoxes sind aber mit viel Logik ausgestattet , z.B. für den Suchdialog. Das ist bei Adressen und Projekten wichtig, weil diese häufig der erste Schritt zur Kontextzuordnung sind, z.B. bei der Leistungserfassung oder bei der Zuordnung eines Kunden zu einem Projekt. Bei Opportunitäten ist der Kontext in der Regel durch die Kontaktzuordnung bereits gegeben. Ich sehe es daher unwahrscheinlich, dass wir hier eine spezifische ReferenceBox erstellen.

    • Offizieller Beitrag
    3. falls ein Kontakt nur einem Projekt zugewiesen ist (entweder über Firmenkontakt oder Korrespondenzadresse), sollte dieses Projekt vorgewählt sein (Verhalten kann allenfalls über Einstellungen als Option aktiviert werden, für diejenigen, welche die Performanceeinbusse in Kauf nehmen möchten). Allenfalls wäre auch ein Button "Letzte Projekte" sinnvoll? So könnte der Benutzer bewusst eine Abfrage absetzen und dies würde dann die Grundperformance nicht beeinträchtigen. Hier wäre es dann auch sinnvoll, mittels checkbox mehrere Projekte auswählen zu können (siehe Punkt 2).

    Eine Erweiterung der Projektsuche wurde mit Version 6.7 umgesetzt:

    Beim Erstellen oder Speichern einer E-Mail werden in der Suchbox Projekt für alle Kontakte, die anhand der E-Mail-Adressen gefunden werden, zehn Projekte vorgeschlagen. Es werden diejenigen Projekte angezeigt, bei denen zuletzt eine neue Aktivität angelegt wurde. Im Suchfeld erscheint anstelle der Lupe ein Pfeil-Button, mit dem die Liste der Projekte geöffnet wird.

    Falls für die E-Mail-Adresse kein Kontakt gefunden wird, falls dem Kontakt keine Projekte zugeordnet sind oder sobald der Benutzer einen Suchbegriff in das Projektsuchfeld eingibt, greift stattdessen die normale Projektsuche.

    Alle Informationen zur Outlook App finden Sie in der Knowledge Base im Artikel Outlook App: Bedienung und Verwendung.

  • Beim Erstellen oder Speichern einer E-Mail werden in der Suchbox Projekt für alle Kontakte, die anhand der E-Mail-Adressen gefunden werden, zehn Projekte vorgeschlagen. Es werden diejenigen Projekte angezeigt, bei denen zuletzt eine neue Aktivität angelegt wurde. Im Suchfeld erscheint anstelle der Lupe ein Pfeil-Button, mit dem die Liste der Projekte geöffnet wird.

    Bei meinen Tests hat das irgendwie etwas anders funktioniert. Es wurden teilweise viel mehr als 10 Projekte angezeigt. Gefühlt immer alle die gefunden wurden. Auch wurden Projekte für alle Kontakte der Firma des Kontakts angezeigt nicht nur des einen erkannten Kontakts.

  • Wir nutzen das Vertec Outlook Addin und die Outlook App. Grundsätzlich wollten wir ganz auf die App umstellen. Nun haben wir aber das Problem, dass mittels Addin die E-Mails auch sauber in Vertec hinterlegt und bei uns via Sharepoint abgelegt werden, mit der Outlook App wird es hingegen nur im Vertec abgelegt. Haben wir da irgendwo etwas falsch konfiguriert? Grundsätzlich haben wir überall angegeben, dass die Dateispeicherung über Dateisystem oder DMS erfolgen soll, dennoch klappt es einfach nicht.

    Zudem fehlt die Möglichkeit, bei gesendeten E-Mails dieses noch abzuspeichern, sofern es schon mal abgelegt wurde. Manchmal sollte man das E-Mail bei mehreren Mandaten ablegen, doch das klappt nicht oder es hat automatisch schon eine falsche Ablage gefunden. Gibt es da Möglichkeiten?

    • Offizieller Beitrag

    Das ist richtig, die Outlook App speichert nur intern, was uns ein grosser Vorteil erscheint, denn man sieht den Inhalt direkt auf der Aktivität. Man kann vor da aus ja auch jederzeit die E-Mail wieder in Outlook sich öffnen lassen. So steht die E-Mail ja auch in der Web App zur Verfügung, und in Zukunft wollen wir das auch via Phone App verfügbar machen (für den Lesezugriff).

    Natürlich könnte man sich vorstellen, dass der Inhalt zusätzlich noch irgendwo sonst abgelegt wird, das müsste aber kundenspezifisch implementiert werden.

    Zu dem erneuten Speichern: das haben wir explizit verhindert, ja. Die E-Mail weiss, ob sie in Vertec schon abgelegt ist und wird ja auch dann entsprechend in der Historie markiert. Natürlich kann man aber die Aktivität (die man direkt öffnen kann) weiteren Mandaten zugewiesen werden.

  • Wir haben die neue Version der Outlook App die letzten Wochen ausgiebig getestet und nutzen sie mittlerweile auch produktiv. Sie hat viele tolle Neuerungen und Verbesserungen aber ein paar Punkte sind uns doch noch aufgefallen die ich gerne (noch)mal einbringen würde.

    • Projektvorschläge: Die sind an sich eine tolle Funktion. Bei Kontakten werden allerdings alle Projekte aller Kontakte der Firma vorgeschlagen. Das finde ich irgendwie nicht zielführend. Bei den Kontakten des eigenen Unternehmens werden dann quasi alle Projekte angezeigt. Auch für andere Firmen mit denen man in mehreren Projekten zusammenarbeitet ist die Liste dann sehr lang obwohl der gewählte Kontakt vielleicht nur für ein Projekt erkannt werden würde. Wenn nur ein Projekt erkannt wird könnte das auch direkt vorgewählt werden, wenn es falsch ist kann es ja immer noch ersetzt werden.
    • Erkennung Adresseintrag: Bei der Erkennung werden scheinbar auch inaktive Kontakte genutzt. Auch wenn es noch einen aktiven Kontakt mit der gleichen Mailadresse gibt wird dann teilweise der inaktive genutzt.
    • Auswahl Adresseintrag: Wenn mehrere Adresseinträge zu einer Mailadresse gefunden werden wäre es schön den korrekten wählen zu können. Aktuell wird einfach einer ausgewählt. Damit meine ich aber nicht das z.B. alle Kontakte einer Firma zur Auswahl gegeben werden sollen sobald eine Mailadresse der Firma erkannt wird. Wirklich nur die Einträge die selbst diese Adresse eingetragen haben. Ein alter Punkt hierzu wäre noch das manuelle auswählen eines Adresseintrags wenn keiner erkannt wird. Das ablegen ganz ohne Adresseintrag ist schon eine große Verbesserung aber das auswählen wäre noch das i-Tüpfelchen. Ich könnte mir das so vorstellen das nach setzen des Aktivität speichern Haken noch eine Zeile zum Suchen eines Adresseintrags zur Verfügung steht. Wird der Haken für Adresse speichern gesetzt könnte diese wieder verschwinden.
    • Lesebestätigungen und eingehende Termineinladungen können aktuell nicht abgelegt werden. Beide enthalten teilweise wichtige Informationen die aktuell nicht gespeichert werden können.
    • E-Mails die aus dem gesendete Elemente Ordner gespeichert werden, werden als eingehende E-Mails abgelegt. Das macht natürlich wenig Sinn. Hier sollt vielleicht die gleiche Logik wie beim speichern einer Mail während dem Versand angewendet werden? Also auch eine Zuordnung der "Zugeordnete Adressen".
    • Vielleicht ist zu den E-Mail Vorlagen ja noch einiges geplant mir sind direkt aber zwei Punkte aufgefallen. Zum einen habe ich keine Möglichkeit gefunden im Bericht auf das Projekt (falls es gewählt ist) zuzugreifen. Das wäre natürlich sehr praktisch um weitere Infos in Betreff oder Mailtext zu schreiben. Beim antworten oder weiterleiten einer Mail wäre es auch sehr praktisch auf den alten Mailinhalt zuzugreifen. Aktuell wird der alte Text/Betreff gelöscht, wenn eine Mail nicht neu ist ist die Funktion so leider etwas nutzlos aktuell.
    • Wenn eine Adresse aus dem Vertec für eine Mail gesucht wird wird immer die Standardadresse gewählt. Hier wäre es praktisch wählen zu können ob man eine der evtl. vorhandenen alternativen Mailadressen nutzen will. Aktuell müssten hierfür Kontakte mehrfach angelegt werden.
    • Beim erstellen einer Termineinladung sollte man auch nach Teilnehmern aus dem Vertec suchen können.
    • Phasen Zuordnung nur für Leistungen: Zumindest uns geht es so das wir die Phasen Zuordnung für Aktivitäten überhaupt nicht nutzen wollen. Beim erfassen von Leistungen sind sie aber essenziel. Evtl. könnte man die Einstellung hier trennen und die Zuordnung nur für eines aktivieren.
    • Offizieller Beitrag

    Hallo Herr Kuhn,

    vielen Dank für Ihr Feedback. Zu einigen Punkten kann ich spontan etwas sagen, die übrigen werde ich mitnehmen:

    • Projektvorschläge: Wir haben intern recht lang über diese Funktion diskutiert. Uns ist bewusst, dass sie nicht für jeden Anwendungsfall ideal ist - ihrer mit der "wenige Firmen mit vielen Ansprechpartnern" ist einer davon. Die Menge unterschiedlicher Anforderungen sind hier sehr gross, wie auch die technische Komplexität hinter diesem Control. Ich sehe aktuell nicht, dass wir hier nochmal Änderungen vornehmen, werde es aber nochmal ansprechen.
    • Inaktive Adresseinträge: Wir haben uns explizit dafür entschieden, auch inaktive Einträge zu berücksichtigen, um die Möglichkeit der Dublettenbildung zu reduzieren. Aktive Einträge prioritär zu behandeln ist eine gute Idee, wir überlegen uns das mal.
    • Mehrere Adresseinträge mit der gleichen Emailadresse: Aus unserer Sicht ist das eher eine Ausnahmeerscheinung. Warum gibt es in Ihrem Fall denn mehrere Adresseinträge, die die gleiche Emailadresse verwenden?
    • Auswahl Adresseintrag: Wir wollen die Oberfläche der Outlook App mit Absicht zu einfach wie möglich halten. Die Wahl des zu speichernden Kontaktes von der Emailadresse zu "entkoppeln" sehe ich aktuell nicht. Ist das notwendig, können Sie die Aktivität immer in Vertec öffnen und bearbeiten.
    • Lesebestätigung/Termineinladung: Wir konzentrieren uns auf die Objekte Email und Termin. Weitere Objekte zu unterstützen ist aktuell nicht geplant.
    • Emails aus "Gesendete Elemente": Ich kann das bei mir nicht nachstellen, bei meinen Tests wird die Email als "ausgehend" abgespeichert. Wir erkennen dies üblicherweise daran, dass in der Mail die Emailadresse des aktuellen Outlook-Benutzers der Absender ist. Welche Absenderadresse ist bei Ihren Mails hinterlegt?
    • Email-Vorlagen mit mehr Funktionen: Die Emailvorlagen erhalten tatsächlich aktuell noch etwas Liebe. In einer der nächsten Versionen wird es möglich sein, auf Projekt, Phase und Opportunität zuzugreifen.
    • Adresseinträge mit mehreren Emailadressen: Diese Anforderung kann ich gut nachvollziehen, zumal es keine einfache andere Möglichkeit gibt, eine alternative Emailadresse zu nutzen. Ich nehme das mal mit.
    • Termineinladungen: Bei Terminen sind aktuell auch noch einige Erweiterungen in Arbeit, wobei es dabei eher um das Abspeichern der Aktivitäten geht. Ich schaue mir das Thema einmal an.
    • Phasenzuordnung für Aktivitäten unterdrücken: Dass wir hier eine Unterscheidung zwischen Leistung und Aktivität machen sehe ich leider gar nicht. Auch hier gilt: Sie können das jederzeit nachträglich in Vertec ändern. Wenn Sie wirklich nie mit Phasen auf Aktivitäten arbeiten, hilft Ihnen vielleicht ein Eventskript, welches die Phase aus der Aktivität wieder löscht?
  • Hallo, Herr Häusler danke für die detaillierte Rückmeldung. Ich kommentiere mal ihre Fragen.

    Warum gibt es in Ihrem Fall denn mehrere Adresseinträge, die die gleiche Emailadresse verwenden?

    Zum einen sind das einfach Adressen die fehlerhaft angelegt wurden, das passiert bei vielen Nutzern einfach leider. Meistens sind es aber Projektadressen, die werden in unseren Projekten immer häufiger genutzt. Mehrere Ansprechpartner nutzen dann die Projektadresse und versenden über diese Mails. Natürlich kann ich diese auch als extra Kontakt anlegen. Es macht aber eigentlich mehr Sinn die Mails einem bestimmten Kontakt zuzuordnen der ist meistens trotzdem ersichtlich. Gleichzeitig wollen die externen Firmen allen Mailverkehr auf der Projektadresse empfangen weshalb diese für mehrere Kontakte als Standard gesetzt werden muss.

    Auf diesen Punkt zieht auch meine andere Frage mit alternativen Mailadressen ab. Teilweise ist ein externer Kontakt unter mehreren Projektadressen aktiv, hier dann eine Auswahl für verschiedene Adressen zu haben wäre gut.

    Emails aus "Gesendete Elemente": Ich kann das bei mir nicht nachstellen, bei meinen Tests wird die Email als "ausgehend" abgespeichert. Wir erkennen dies üblicherweise daran, dass in der Mail die Emailadresse des aktuellen Outlook-Benutzers der Absender ist. Welche Absenderadresse ist bei Ihren Mails hinterlegt?

    Ich hatte das mit Mails an mich selbst und eine andere Adresse getestet. Scheinbar ist dann so das diese Erkennung nicht mehr funktioniert? Bei anderen Mails funktioniert das bei mir auch, stimmt.

    Phasenzuordnung für Aktivitäten unterdrücken: Dass wir hier eine Unterscheidung zwischen Leistung und Aktivität machen sehe ich leider gar nicht. Auch hier gilt: Sie können das jederzeit nachträglich in Vertec ändern. Wenn Sie wirklich nie mit Phasen auf Aktivitäten arbeiten, hilft Ihnen vielleicht ein Eventskript, welches die Phase aus der Aktivität wieder löscht?

    Ja, das Event wäre auch meine alternative Lösung gewesen. Ich wollte die Frage einfach mal einwerfen.